Welche Aspekte der Nachhaltigkeit sind bei der Beschaffung von Möbeln, Textilien oder IT-Ausrüstung bzw. bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen zu berücksichtigen? Je nach Ware oder Dienstleistung und deren Lebenszyklusphase stellen sich ganz unterschiedliche Herausforderungen.
Die Relevanzmatrix, die auf der Wissensplattform nachhaltige öffentliche Beschaffung (WÖB) verfügbar ist, hilft den Beschaffenden, die wichtigsten Aspekte in Bezug auf Umwelt, soziale Themen und Kreislaufwirtschaft über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts oder einer Dienstleistung hinweg schnell zu identifizieren. Sie wurde als Orientierungshilfe für die Beschaffungsstellen von Bund, Kantonen und Gemeinden im Bereich Waren und Dienstleistungen konzipiert.
Die Matrix benennt für 20 Warengruppen die Aspekte mit hoher, mittlerer oder geringer Relevanz. Sie zeigt für jede Phase des Lebenszyklus die in ökologischer und sozialer Hinsicht besonders kritischen Punkte auf und ermöglicht es so, den Fokus auf diese Aspekte zu richten.
Die Auswirkungen über den gesamten Lebenszyklus hinweg verstehen
Die Matrix basiert auf einem Lebenszyklusansatz. Sie berücksichtigt die verschiedenen Phasen, in denen eine Ware oder eine Dienstleistung Auswirkungen haben kann: Rohstoffaufbereitung, Design und Produktion, Verteilung und Transport, Konsum und Nutzung sowie Recycling und Sammlung.
Bei Möbeln beispielsweise spielen die Herkunft und die Verarbeitung der Materialien bereits in der Produktionsphase eine Rolle. Bei Holzmöbeln kann eine nachhaltige Waldbewirtschaftung entscheidend sein. Bei Metall oder Kunststoff stellt der Energieverbrauch bei der Herstellung einen weiteren wichtigen Faktor dar. Während der Nutzungsphase beeinflussen die Produktqualität, der modulare Aufbau oder auch die Möglichkeit, bestimmte Teile auszutauschen, die Lebensdauer des Produkts. Schliesslich erleichtert die Trennbarkeit der Materialien die Wiederverwendung oder das Recycling.
Von Herausforderungen zu Handlungsmöglichkeiten
Die Relevanzmatrix zeigt nicht nur, welche Aspekte wichtig sind, sondern auch, wo sie im Lebenszyklus angesiedelt sind und welche konkreten Handlungsmöglichkeiten bestehen. Somit dient sie als Orientierungshilfe, um Anforderungen gezielt dort einsetzen zu können, wo sie am wirksamsten sind.
Für jede Warengruppe werden die wichtigsten Ursachen der identifizierten Herausforderungen aufgezeigt und konkrete Handlungsmöglichkeiten für die Beschaffung vorgeschlagen.
Bei Möbeln kann es beispielsweise darum gehen, Holz aus nachhaltiger Waldbewirtschaftung zu verwenden, modulare Modelle zu bevorzugen, die Verfügbarkeit von Ersatzteilen zu fordern oder Materialien zu wählen, die sich für das Recycling leicht trennen lassen. Bei anderen Produkten kann der Schwerpunkt auf dem Energieverbrauch, der Lebensdauer oder der Materialzusammensetzung liegen.
Auch soziale Aspekte werden praxisorientiert behandelt. Die Matrix verdeutlicht die potenziellen Risiken in bestimmten Lieferketten und zeigt auf, welche Massnahmen ins Auge gefasst werden können, beispielsweise hinsichtlich der Einhaltung der grundlegenden Übereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation oder der Nachweise, die von den Anbietenden vorgelegt werden.
Informative Unterstützung für Beschaffungsstellen
Diese Handlungsmöglichkeiten sind keine Kriterien, die unverändert übernommen werden sollen. Sie dienen vielmehr als Grundlage für Überlegungen dazu, wie die Nachhaltigkeit bei einer bestimmten Beschaffung konkret berücksichtigt werden kann. Sie helfen, diese Analyse zu strukturieren und zu vermeiden, dass allen Themen gleich viel Aufmerksamkeit gewidmet wird.
Ein unverzichtbarer erster Schritt für gezieltere Beschaffungen
Die Matrix sollte bereits in einer sehr frühen Phase des Beschaffungsprozesses zum Einsatz kommen. Sie erlaubt es, sich rasch einen Überblick über die Risiken und Herausforderungen einer Warenkategorie zu verschaffen und Themen zu identifizieren, die möglicherweise eingehender geprüft werden müssen. So kann sie als Ausgangspunkt für eine Marktanalyse, für die Suche nach geeigneten Labels oder Nachweisen oder auch für die Definition zweckmässiger Anforderungen dienen. Zudem erleichtert sie den Austausch zwischen Bedarfs- und Beschaffungsstellen, indem sie einen gemeinsamen Rahmen für die Diskussion von Nachhaltigkeitsfragen bietet.
Ein Excel-Tool zur Analyse des gesamten Beschaffungsportfolios
Für eine Organisation stellt sich aber noch eine weitere Frage: In welchen Beschaffungskategorien muss prioritär gehandelt werden?
Neu wird die Matrix daher durch ein Excel-Tool zur Risiko-Relevanz-Analyse ergänzt. Dieses verfolgt einen strategischeren Ansatz und ermöglicht einen Vergleich der verschiedenen Kategorien im Portfolio einer Organisation unter Berücksichtigung sowohl ihrer Relevanz für die Nachhaltigkeit als auch ihrer finanziellen Bedeutung.
Organisationen können mit diesem Tool ihre eigenen Beschaffungskategorien den Warengruppen der Matrix zuordnen und ihr jeweiliges Beschaffungsvolumen darin integrieren. Die Kombination aus Nachhaltigkeitsrelevanz und Kosten hilft, die Warengruppen zu identifizieren, bei denen ein prioritärer Handlungsbedarf besteht. Das Tool nutzt die Daten aus der Relevanzmatrix sowie die Treibhausgas-Emissionsfaktoren der Schweiz, um eine auf den klimatischen Herausforderungen basierende Priorisierung zu erleichtern.
Mithilfe der Matrix und des Excel-Tools lassen sich somit zwei wesentliche Fragen beantworten: Was sind die wichtigsten Herausforderungen bei einer bestimmten Beschaffung? und Wo verfügt unsere Organisation über die grössten Hebel?
Aktuell ist nur die deutsche Version der überarbeiteten Relevanzmatrix verfügbar. Die französische und italienische Versionen entsprechen noch der ursprünglichen Fassung. Die aktualisierten Versionen werden bis zum Ende des Jahres auf der WÖB veröffentlicht.